La campaña navideña representa un periodo de mayor actividad comercial para empresas y pequeños negocios, pero también exige una planificación precisa de las compras y la reposición de mercadería. Una gestión inadecuada del inventario puede ocasionar pérdidas de ventas por falta de productos o generar excedentes que deban liquidarse después de las fiestas, con efectos sobre los márgenes comerciales y el capital de trabajo.
Para Kathy Román, CEO de Conecta Consulting, uno de los errores más frecuentes consiste en repetir las compras del año anterior e incrementar las cantidades sin evaluar los resultados de la campaña previa. El análisis debe considerar qué productos se agotaron, cuáles terminaron en liquidación y qué efecto tuvieron las promociones sobre las ventas.
La especialista advierte que las ventas registradas no siempre reflejan la demanda total. Cuando un producto se agota antes de tiempo, por ejemplo, el historial comercial puede mostrar una demanda inferior a la que realmente existió, debido a que el negocio dejó de atender pedidos por falta de existencias.
Comprar más no siempre mejora la rentabilidad
Otro riesgo para las empresas es adquirir grandes volúmenes de mercadería para aprovechar descuentos de los proveedores. Aunque el precio por unidad sea menor, la decisión debe considerar los costos de almacenamiento y el impacto de las eventuales rebajas necesarias para vender los productos que queden después de la campaña.
En este escenario, el análisis de compras debe contemplar no solo el costo de adquisición, sino también la velocidad de venta de cada producto y la posibilidad de recuperar el capital invertido dentro del periodo comercial previsto.
La planificación también requiere revisar los resultados de campañas anteriores y distinguir entre los artículos de alta rotación y aquellos cuya demanda depende de promociones, tendencias de consumo o variaciones en los precios.
Los plazos de entrega condicionan la reposición
La anticipación de los pedidos es otro factor que influye en la disponibilidad de mercadería durante las fiestas. Las empresas deben calcular cuánto podrían vender mientras esperan la llegada de un nuevo despacho y considerar ese plazo al determinar cuándo realizar una reposición.
Si un proveedor tarda tres semanas en entregar un pedido, la decisión de compra debe contemplar la demanda prevista durante esos días. Esperar a que las ventas aumenten para recién solicitar más unidades puede hacer que los productos lleguen cuando el periodo de mayor demanda ya haya terminado.
Por el contrario, realizar pedidos excesivos al final de la campaña puede dejar a la empresa con inventario que no logre vender a los precios previstos.
Según Román, las empresas necesitan anticipar sus compras y establecer criterios de reposición que respondan tanto a los tiempos de entrega de los proveedores como al comportamiento de las ventas.
Tres escenarios para planificar las compras
Para reducir los riesgos de desabastecimiento y acumulación de mercadería, la especialista recomienda preparar tres escenarios de demanda: conservador, esperado y alto. Esta metodología permite evaluar diferentes niveles de ventas y establecer alternativas para responder a cambios en el comportamiento de los consumidores.
La planificación también puede incluir negociaciones con proveedores para acordar entregas parciales y opciones de reposición. De esta manera, las empresas pueden ajustar las cantidades recibidas según la evolución de la campaña, en lugar de comprometer desde el inicio todo el volumen de compra previsto.
La revisión periódica de indicadores contribuye a identificar cuándo se necesita reponer mercadería y qué productos podrían generar excedentes. Entre las variables que deben monitorearse figuran la cobertura del inventario, las ventas reales frente a las previstas y los pedidos que no pudieron atenderse por falta de existencias.
Revisar el inventario por producto, local y canal
El control de las existencias también debe realizarse de manera desagregada. Revisar únicamente el inventario total de la empresa puede ocultar situaciones en las que un establecimiento registra faltantes mientras otro mantiene unidades disponibles sin una salida equivalente.
Por ello, el análisis debe considerar cada producto, sede y canal de venta. Antes de efectuar una nueva compra, las empresas pueden evaluar si es posible trasladar mercadería entre sus locales para atender la demanda sin incrementar innecesariamente el volumen total de existencias.
Esta revisión permite identificar diferencias entre la disponibilidad de productos y las necesidades de cada punto de venta, además de contribuir a una asignación más eficiente de la mercadería durante las semanas de mayor movimiento comercial.
Ventas, compras e inventarios: una planificación común
La gestión del inventario requiere coordinación entre las áreas de ventas, compras e inventarios. Según Román, estos equipos deben trabajar con un plan común que establezca las cantidades que se adquirirán, los momentos de reposición y las medidas que se adoptarán ante cambios en la demanda.
La coordinación permite vincular las proyecciones comerciales con las decisiones de abastecimiento y el seguimiento de las existencias. También facilita identificar oportunamente los productos que requieren nuevas compras y aquellos cuyo ritmo de venta aconseja moderar los pedidos.
Durante la campaña navideña, el objetivo operativo es mantener la disponibilidad de los productos que demandan los consumidores sin acumular mercadería por encima de las posibilidades de venta. Para ello, las decisiones de compra deben apoyarse en los resultados históricos, los plazos de entrega, el seguimiento de las ventas y la revisión continua del inventario.
